Czym jest proces digitalizacji faktur i jakie korzyści przynosi firmie, która go stosuje?
Digitalizacja dokumentów – po co?
W każdej firmie każdego miesiąca przetwarza się dziesiątki faktur. Przechowywanie tych dokumentów w formie papierowej jest nie tylko uciążliwe, ale również generuje dodatkowe koszty związane z ich przetwarzaniem. Rozwiązaniem jest digitalizacja (cyfryzacja), która pozwala na przetworzenie papierowej faktury w plik cyfrowy, który może zostać zaindeksowany w archiwum dokumentów i przetwarzany elektronicznie.
Digitalizacja to zatem proces, w wyniku którego nie tylko mamy cyfrowy obraz dokumentu, ale również pozyskujemy z niego dane, które następnie można wykorzystać do dalszej obróbki.
Jakie dane uzyskuje się w wyniku digitalizacji faktury?
Większość systemów oferujących możliwość digitalizacji dokumentów pozwala przechowywać w systemie skan dokumentu, który jest odzwierciedleniem papierowej wersji dokumentu.
W zależności od typu programu i jego zaawansowania, w digitalizacji, pozyskuje się z dokumentu również dodatkowe dane, które automatycznie zasilają odpowiednie pola. Dzięki temu można nimi zarządzać – łatwo je przeszukiwać, wyszukiwać i przekazywać w ramach obiegu dokumentów.
W tomDMS, w procesie digitalizacji faktur, uzyskujemy między innymi takie dane jak:
- Data dodania dokumentu,
- Nazwa kontrahenta (klient)
- NIP,
- Kwota i waluta,
- Termin płatności.
Dzięki digitalizacji faktury, system nie tylko wie, że zapisano w nim fakturę z określonym numerem, ale wie również, od kogo jest ta faktura, do kiedy ją trzeba zapłacić, w jakiej kwocie itd. I te wszystkie dane, mogą być udostępnione pracownikom po to, by mogli oni sprawnie przetworzyć każdą fakturę, zgodnie z obowiązującym w firmie sposobem obiegu dokumentów.
Po co digitalizować faktury?
Wersja cyfrowa faktury to podstawa, jeśli chcemy sprawnie zarządzać przepływem dokumentów w firmie i kontrolować wszystkie wydatki. Dzięki digitalizacji faktur:
- Wszystkie faktury są w jednym miejscu i łatwo je przeglądać oraz przeszukiwać,
- Pracownicy nie tracą czasu na szukanie faktur, w każdej chwili mogą sięgnąć do ich archiwum, wyszukać dokument po słowach kluczowych,
- Zmniejszamy ilość błędów, jaka powstaje, kiedy procesujemy faktury w wersji papierowej (źle przepisana kwota, numer rachunku bankowego itd.),
- Wszystkie dane z faktury, które zostały zaindeksowane w programie (np. numer, kwota, data płatności, data wpłynięcia, NIP kontrahenta) dzięki temu, że są w formie cyfrowej, można dalej przetwarzać (np. eksportować do innych programów),
- Można tworzyć bazy danych i archiwa dokumentów, które będą dostępne w każdej chwili, z każdego miejsca na świecie,
- Ograniczamy koszty związane z nieterminowymi płatnościami,
- Maksymalizujemy szanse na szybkie przetworzenie faktury (i zyskujemy np. rabaty za płatność w terminie).
Jak digitalizować faktury?
Za pomocą skanera i programu wyposażonego w technologię OCR. Taki system pozwala na rozpoznanie znaków w zeskanowanym dokumencie i umieszczenie ich w odpowiednich polach w systemie.
tomDMS pozwala na wprowadzenie skanu faktury do systemu i pobranie z niego danych. Po odczytaniu i przetworzeniu na wersję cyfrową, w systemie możesz zobaczyć zarówno wprowadzone dane, jak i podgląd skanu, dzięki czemu wszystkie wprowadzone dane można zweryfikować. Wprowadzenie każdej faktury to oszczędność czasu. Zamiast 2 minut, mniej niż minuta. W skali kilkuset faktur to kilkaset oszczędzonych godzin.