Jakie funkcjonalności powinien mieć system do planowania urlopów w firmie? Checklist

Wybierając obieg urlopów elektronicznych, sprawdź, czy posiada wszystkie poniższe funkcjonalności:

Elastyczne ustalanie dni wolnych od pracy

W większości firm wolne dni od pracy to soboty i niedziele. W niektórych firmach panują jednak inne systemy czasu pracy – w sektorze kultury często wolne są poniedziałki, w firmach produkcyjnych pracuje się w systemach dwu lub trzyzmianowych bez dni wolnych dla całego zakładu. W firmach pracujących jako outsourcing dla zagranicznych podmiotów dni ustawowo wolne od pracy w Polsce są pracujące, a za to pracownicy mają wolne w dni świąteczne swoich klientów. System do zarządzania wnioskami urlopowymi powinien uwzględniać każdą taką sytuację i pozwalać na indywidualne planowanie dni wolnych zgodnie z rozkładem czasu pracy w danej firmie.

Możliwość dowolnej konfiguracji obiegu wniosków urlopowych

W każdej firmie nieco inaczej wygląda ścieżka akceptacji wniosków urlopowych. Czasem jest jeden akceptujący (najczęściej przełożony), niekiedy dwóch (np. dwóch przełożonych bądź manager + HR). System do zarządzania urlopami powinien umożliwiać dowolną konfigurację procesu akceptacji, by można było dopasować go do panujących w firmie zwyczajów oraz by – w razie, jeśli polityka w firmie się zmieni – można było łatwo dopasować system do nowych warunków.

Podgląd kalendarza nieobecności

Daje możliwość sprawdzenia jak wygląda kalendarz naszych pracowników. Warto, by można było zobaczyć kalendarz miesięcznie i rocznie.

Samodzielna konfiguracja typów urlopów i nieobecności

Wprawdzie w polskim prawie pracy wyraźnie określono normy różnych typów urlopów dla pracowników, ale dobrze, jeśli system do e-urlopów pozwala na dodawanie własnych typów nieobecności (np. konferencji, szkoleń, L4) czy wprowadzanie typów urlopów (np. dodatkowy urlop wypoczynkowy).

System obiegu wniosków urlopowych tomDMS ma możliwość stworzenia dowolnej ilości własnych typów nieobecności, nadania im unikalnych kodów oraz oznaczenia kolorem. Dzięki temu na podglądzie kalendarza można wyraźnie wyodrębnić każdy rodzaj nieobecności pracownika.

Stały podgląd ilości dostępnych dni urlopu (oraz urlopu zaległego)

Dla pracownika ważne jest, by wiedział, ile urlopu mu jeszcze zostało do wykorzystania. Ta informacja jest też istotna dla managerów i działu HR, który musi dbać o to, by pracownik wykorzystał w terminie zaległy urlop. Warto sprawdzić, czy system ma możliwość podglądu limitów dla pracowników, eksportu tych informacji (które będą potrzebne np. przy tworzeniu świadectwa pracy dla pracownika).

Powiadomienia e-mail

Pracownik, który składa wniosek o urlop, chce jak najszybciej uzyskać informacje o tym, czy będzie mógł z niego skorzystać. Dzięki powiadomieniom, osoba akceptująca dostaje zgłoszenie od pracownika natychmiast, a pracownik ma możliwość sprawdzenia, na jakim etapie znajduje się jego prośba.

Opcja samoakceptacji wniosków urlopowych

W niektórych firmach są osoby, które nie potrzebują akceptacji przełożonego, by udać się na urlop (np. prezes, osoby wysokiego szczebla zarządzania), a jednocześnie, ponieważ są zatrudnione na umowę o pracę, musi być dla nich prowadzona ewidencja tak, jak dla każdego innego pracownika.

W systemie wniosków urlopowych tomDMS dostępna jest opcja akceptacji własnego wniosku urlopowego, którą można udostępnić wybranym pracownikom.

Wskazywanie osoby zastępującej pracownika

Mała rzecz, a wielce pomocna dla managera. Dzięki wskazaniu osoby zastępującej można płynniej zarządzać procesami w firmie.

Możliwość eksportu danych na temat urlopów do innych formatów

Zestawienia, raporty, archiwizacja danych lub ich przekazywanie do księgowości – dobrze, jeśli system zarządzania urlopami ma możliwość eksport danych do plików xls lub csv.

Integracje z kalendarzami zewnętrznymi

Pozwalają na umieszczenie w kalendarzu pracownika informacji o urlopie, co usprawnia komunikację w całej firmie.

Wszystkie te funkcjonalności, plus przyjazna i intuicyjna obsługa systemu sprawią, że zarówno pracownicy, jak i managerowie oraz dział HR będą zadowoleni z systemu. Warto też sprawdzić, czy system jest w 100% zgodny z obowiązującymi zasadami prawa pracy w zakresie urlopów.

Obieg wniosków urlopowych w tomDMS posiada wszystkie powyższe funkcjonalności oraz umożliwia szybki import bazy pracowników i limitu urlopów z Excela.

Co więcej, w systemie obiegu urlopów tomDMS można zarządzać delegacjami i udzielaniem wolnego za nadgodziny.

Elektroniczne urlopy – korzyści

Szybszy i łatwiejszy proces akceptowania urlopów

Dzięki temu, że osoba odpowiedzialna za udzielenie zgody na urlop otrzymuje powiadomienie mailowe o oczekującym wniosku urlopowym, a w systemie stale ma podgląd na wniosku oczekujące na rozpatrzenie, znacznie trudniej jest przeoczyć wniosek urlopowy.

Możliwość planowania urlopów z wyprzedzeniem

Długie weekendy, okres wakacyjny – te momenty bywają mocno kłopotliwe przy planowaniu urlopów. Dzięki możliwości podglądu kalendarza urlopów dla wybranego działu czy całej firmy można tak zaplanować urlop, by nie wpływało to negatywnie na efektywność firmy.

Wygoda pracowników

Pracownik nie musi prowadzić ewidencji urlopów we własnym kalendarzu ani co chwilę dopytywać się kadrowej o to, ile dni urlopu mu jeszcze przysługuje. Od pierwszego dnia pracy może zarządzać przysługującym mu urlopem.

Oddech dla HR

Zamiast odpowiadać na kilkanaście pytań o urlop miesięcznie, HR może zająć się bardziej wymagającymi sprawami.

Wewnętrzny Employer Branding

W firmach, które posiadają elektroniczny obieg wniosków urlopowych, pracownicy szybciej uzyskują informację zwrotną o tym, czy mogą w danym okresie wziąć urlop, czy nie. A to wpływa pozytywnie na samopoczucie pracownika w pracy i jego zadowolenie.

Pewność zgodności procesów urlopów z przepisami prawa pracy

W razie kontroli PIP, cała dokumentacja jest w jednym miejscu, prowadzona w sposób prawidłowy i bardzo łatwy do analizy.
Chcesz ułatwić pracę kadrom i pracownikom? Wprowadź elektroniczny obieg wniosków urlopowych z systemem tomDMS!

Czym jest książka podawcza?

To miejsce, do którego spływa cała korespondencja przychodząca do firmy i skąd jest kierowana dalej, do kolejnych odbiorców.

Elektroniczna książka podawcza pozwala rejestrować każdą korespondencję, odpowiednio ją opisywać, kategoryzować, wprowadzać wersję cyfrową dokumentu i dbać o przekazywanie dokumentacji zgodnie z obowiązującym w firmie obiegiem dokumentów.

Po co stosować elektroniczną książkę podawczą w firmie?

• Aby zachować porządek w korespondencji przychodzącej,
• Oraz sprawnie zarządzać przesyłkami i szybko kierować je do właściwych osób,
• Dzięki elektronicznej wersji korespondencji łatwo ją przeszukiwać. Pracownicy nie tracą czasu,
• Archiwum dokumentów sprawia, że żadna korespondencja nie ginie[ii],
• W każdym momencie wiadomo, kiedy dana przesyłka przyszła, kto ją przyjął, gdzie przekazał i jaki jest jej obecny status.

Jakie funkcje powinna posiadać elektroniczna książka podawcza w firmie?

Wybierając system do zarządzania dokumentami sprawdź, by posiadał następujące funkcjonalności:

Możliwość wprowadzania korespondencji wychodzącej i przychodzącej wraz ze skanami dokumentów

To podstawowa funkcjonalność każdej książki podawczej. Dobrze, jeśli system umożliwia podgląd załączników i wprowadzanie ich w różnym formacie (np. PDF. DOC .JPG).

Tworzenie różnych kategorii dokumentów

W każdej firmie nieco inaczej oznacza się dokumenty i mogą one być przyporządkowane do różnych kategorii tematycznych. Książka podawcza powinna pozwalać na oznaczanie korespondencji względem przyjętych w firmie zasad oraz na dodawanie komentarzy pozwalających na lepsze opisanie dokumentu czy dodawanie informacji dla innych użytkowników.

Rozbudowana wyszukiwarka korespondencji

Dzięki temu, będzie łatwo wyszukać wszystkie dokumenty i informacje. Podstawowe parametry to nazwa dokumentu, zakres dat, temat, kategoria.

Wbudowany system przekazywania dokumentów wraz z powiadomieniami e-mail

Jeśli system do zarządzania dokumentami pozwala stworzyć własne ścieżki obiegu dokumentów, to można przekazywać korespondencję do dalszych osób w firmie i w ten sposób zautomatyzować pracę nad korespondencją przychodzącą. Ważną funkcją są też powiadomienia e-mail, które otrzymuje pracownik, do którego przyszła korespondencja.

Niektóre systemy (np. tomDMS) mają również przypomnienia e-mail, które pozwalają monitorować stan korespondencji, która oczekuje na jakieś działanie (np. przekazanie dalej, akceptację).

Książka podawcza + książka nadawcza

Poza zarządzaniem i archiwizacją korespondencji przychodzącej, systemy zarządzania dokumentami DMS mogą również posiadać funkcjonalność książki nadawczej, czyli umożliwiać digitalizację dokumentów wychodzących z firmy.

Dla usprawnienia obiegu dokumentów oraz monitoringu całej poczty, taki system powinien posiadać (tak jak tomDMS) opcję generowania PDF i eksportu do XLS całej korespondencji wychodzącej w formacie tabeli Poczty Polskiej.

Skończ z przekazywaniem papierowej korespondencji!

Czy wiesz, ile czasu zabiera twojej sekretarce zajmowanie się korespondencją? System taki jak tomDMS może pozwolić zaoszczędzić kilkanaście godzin pracy miesięcznie. Nie mówiąc już o porządku w dokumentacji i zwiększonym bezpieczeństwie.

Zastosowanie systemu do zarządzani dokumentami a też pozytywny wpływ na pracowników – 83% z nich uważa, że ich produktywność jest ograniczana i spowalniania przez konieczność zajmowania się papierowymi dokumentami.[iii]

Potrzebna ci elektroniczna książka podawcza? Napisz do nas!

[i] Badanie Software Advice, USA, 2015 r

[ii] Według raportu M-Files, firma zatrudniająca 1000 osób traci rocznie około 2,5 mln$ przez to, że pracownicy szukają informacji, które zostały utracone i próbują je odtworzyć.

[iii] Badania Adobe 2015

Digitalizacja dokumentów – po co?

W każdej firmie każdego miesiąca przetwarza się dziesiątki faktur. Przechowywanie tych dokumentów w formie papierowej jest nie tylko uciążliwe, ale również generuje dodatkowe koszty związane z ich przetwarzaniem. Rozwiązaniem jest digitalizacja (cyfryzacja), która pozwala na przetworzenie papierowej faktury w plik cyfrowy, który może zostać zaindeksowany w archiwum dokumentów i przetwarzany elektronicznie.

Digitalizacja to zatem proces, w wyniku którego nie tylko mamy cyfrowy obraz dokumentu, ale również pozyskujemy z niego dane, które następnie można wykorzystać do dalszej obróbki.

Jakie dane uzyskuje się w wyniku digitalizacji faktury?

Większość systemów oferujących możliwość digitalizacji dokumentów pozwala przechowywać w systemie skan dokumentu, który jest odzwierciedleniem papierowej wersji dokumentu.

W zależności od typu programu i jego zaawansowania, w digitalizacji, pozyskuje się z dokumentu również dodatkowe dane, które automatycznie zasilają odpowiednie pola. Dzięki temu można nimi zarządzać – łatwo je przeszukiwać, wyszukiwać i przekazywać w ramach obiegu dokumentów.

W tomDMS, w procesie digitalizacji faktur, uzyskujemy między innymi takie dane jak:

• Data dodania dokumentu,
• Nazwa kontrahenta (klient)
• NIP,
• Kwota i waluta,
• Termin płatności.

Dzięki digitalizacji faktury, system nie tylko wie, że zapisano w nim fakturę z określonym numerem, ale wie również, od kogo jest ta faktura, do kiedy ją trzeba zapłacić, w jakiej kwocie itd. I te wszystkie dane, mogą być udostępnione pracownikom po to, by mogli oni sprawnie przetworzyć każdą fakturę, zgodnie z obowiązującym w firmie sposobem obiegu dokumentów.

Po co digitalizować faktury?

Wersja cyfrowa faktury to podstawa, jeśli chcemy sprawnie zarządzać przepływem dokumentów w firmie i kontrolować wszystkie wydatki. Dzięki digitalizacji faktur:

• Wszystkie faktury są w jednym miejscu i łatwo je przeglądać oraz przeszukiwać,
• Pracownicy nie tracą czasu na szukanie faktur, w każdej chwili mogą sięgnąć do ich archiwum, wyszukać dokument po słowach kluczowych,
• Zmniejszamy ilość błędów, jaka powstaje, kiedy procesujemy faktury w wersji papierowej (źle przepisana kwota, numer rachunku bankowego itd.),
• Wszystkie dane z faktury, które zostały zaindeksowane w programie (np. numer, kwota, data płatności, data wpłynięcia, NIP kontrahenta) dzięki temu, że są w formie cyfrowej, można dalej przetwarzać (np. eksportować do innych programów),
• Można tworzyć bazy danych i archiwa dokumentów, które będą dostępne w każdej chwili, z każdego miejsca na świecie,
• Ograniczamy koszty związane z nieterminowymi płatnościami,
• Maksymalizujemy szanse na szybkie przetworzenie faktury (i zyskujemy np. rabaty za płatność w terminie).

Jak digitalizować faktury?

Za pomocą skanera i programu wyposażonego w technologię OCR. Taki system pozwala na rozpoznanie znaków w zeskanowanym dokumencie i umieszczenie ich w odpowiednich polach w systemie.

tomDMS pozwala na wprowadzenie skanu faktury do systemu i pobranie z niego danych. Po odczytaniu i przetworzeniu na wersję cyfrową, w systemie możesz zobaczyć zarówno wprowadzone dane, jak i podgląd skanu, dzięki czemu wszystkie wprowadzone dane można zweryfikować. Wprowadzenie każdej faktury to oszczędność czasu. Zamiast 2 minut, mniej niż minuta. W skali kilkuset faktur to kilkaset oszczędzonych godzin.

• grupy i typy kosztów
• MPK
• Pracowników

lub inne listy słownikowe stworzone na potrzeby danej firmy.

Podział kosztów można zrealizować wg wartości kwotowych lub procentowych. System automatycznie sprawdza poprawność wpisanych wartości z wartością główną.

Przeczytaj również jak połączyć zarządzanie zamówieniami z fakturami kosztowymi.

Pozwala na płynne prowadzenie biznesu, brak zatorów w tematach i decyzjach, a w przypadku obiegu faktur kosztowych
utrzymanie dobrych relacji z kontrahentami i spokój dyrektora finansowego.

Możemy wyróżnić 4 czynności w procesie obiegu dokumentów:

• Rejestrowanie dokumentów,
• Porządkowanie dokumentów,
• Klasyfikacja dokumentów,
• Archiwizacja dokumentów.

Dokumenty które mogą podlegać pod obieg to:

• Faktury kosztowe, noty księgowe
• Umowy
• Zamówienia
• Poczta przychodząca
• Inne dokumenty

System tomDMS wspomaga następujące procesy typy dokumentów:

• Faktury kosztowe
• Zamówienia kosztowe
• Dziennik korespondencji
• Wnioski urlopowe

Dzięki systemowi tomDMS można usprawnić w firmie procesy obiegu dokumentów, skrócić akceptację do kilku minut i wyeliminować problemy zagubionych dokumentów.

Skontaktuj się: wypróbuj demo tomDMS, skonsultuj z nami swoje potrzeby.

Przykładowa ścieżka faktury kosztowej

1. Wprowadzenie faktury
2. Dekretacja faktury
3. Akceptowanie faktury przez Kierownika jeśli < 10 000 PLN
4. Akceptowanie faktury przez Dyrektora jeśli > 10 000 PLN
5. Akceptowanie faktury przez Księgowość
6. Akceptowanie faktury przez Kontroling
7. Automatycznie przesłanie wniosku do systemu kadrowego
8. Zmiana statusu faktury jako „zapłacona” przez Księgowość

Przykładowa ścieżka wniosku urlopowego

1. Wysłanie wniosku przez Pracownika
2. Akceptacja wniosku przez bezpośredniego przełożonego
3. Akceptacja wniosku przez Kierownika Działu
4. Automatycznie przesłanie wniosku do systemu kadrowego

Przykładowa ścieżka korespondencji przychodzącej

1. Wprowadzenie informacji o korespondencji przychodzącej
2. Wysłanie przez system powiadomienia email do pracownika-odbiorcy
3. Zarejestrowanie odbioru
4. Akceptacja wniosku przez Kierownika Działu

Digitalizacja faktur i OCR pozwala na maksymalne przyspieszenie dodawania faktur kosztowych do systemu i minimalizację i oszczędność kosztów pracy.

Na co należy zwrócić uwagę i co należy przeanalizować przed wprowadzeniem systemu obiegu faktur kosztowych, skanowania i OCR faktur:

• Dokładność rozwiązania OCR

Jakość rozpoznawania OCR zależy od jakości obrazu oraz algorytmu rozpoznawania tekstu. Obraz zależy od ustawień parametrów skanowania i jakości skanera. Natomiast algorytm OCR to cecha systemu faktur kosztowych. Dokładność standardowych rozwiązań powyżej 95%.

• Dbałość o jakość skanów faktur

Na jakość skanu wpływa: wielkość czcionki w dokumencie, jasność skanowania, jakość wydruku jak i samo urządzenie czyli skaner.

• Ilość faktur kosztowych przetwarzanych przez system OCR z jednoczesnym odczytaniem danych

Ważne jest aby wybrać system, który będzie mógł przetwarzać odpowiednią liczbę dokumentów w zależności od ilości dokumentów wpływających do firmy oraz zasady szybkości ich wprowadzenia do systemu, np. na godzinę czy na dobę.

• Jaki zakres danych jest możliwy do odczytania z faktury kosztowej

System obiegu faktur kosztowych tomDMS pozwala na odczytywanie danych ze skanu faktury automatycznie wyszukując słowa kluczowe bez względu na ich położenie na fakturze, mogą to być dane typu: NIP, nr faktury, data płatności, data wystawienia. Możliwe jest wykorzystanie metody szablonu dedykowanego przypisanego do Kontrahenta (wystawcy faktury). Oba sposoby posiadają zalety. Należy pamiętać, że stworzenie szablonu dedykowanego z ustalonym układem danych na fakturze dla każdego Kontrahenta oddzielnie jest również czasochłonne. Zatem efektywniejszy jest sposób odczytu danych wg słów kluczowych.

Po odczytaniu danych z faktury kosztowej jest ona automatycznie zarejestrowana w systemie obiegu, gdzie następuje już ewentualnie weryfikacja danych i rozpoczęcie procesu akceptacji (workflow) dokumentu.

• Ile miejsca na serwerze potrzebne jest do przechowywania zdigitalizowanych dokumentów

Faktury kosztowe wystarczy skanować w odcieniach szarości co zmniejszy wielkość skanu.
Średnia wielkość skanu w jakości odpowiedniej do odczytania danych przez OCR to 100kb.

Przykładowo firma skanująca i wprowadzająca  200 faktur kosztowych w miesiącu to:

- 200 x 100kb = 200MB plików / miesiąc
- 200MB x 12 miesięcy = 2.5 GB / rok

Oznacza to, że średni przyrost roczny skanów (plików) na serwerze wyniesie 2.5GB

Jeżeli jesteś zainteresowany wdrożeniem systemu obiegu faktur kosztowych z automatycznych wprowadzaniem skanów i OCR skontaktuj się z nami