Prawidłowy i sprawny obieg dokumentów księgowych w firmie jest jednym z najważniejszych procesów administracyjnych w firmie.

Pozwala na płynne prowadzenie biznesu, brak zatorów w tematach i decyzjach, a w przypadku obiegu faktur kosztowych
utrzymanie dobrych relacji z kontrahentami i spokój dyrektora finansowego.

Możemy wyróżnić 4 czynności w procesie obiegu dokumentów:

  • Rejestrowanie dokumentów,
  • Porządkowanie dokumentów,
  • Klasyfikacja dokumentów,
  • Archiwizacja dokumentów.

Dokumenty które mogą podlegać pod obieg to:

  • Faktury kosztowe, noty księgowe
  • Umowy
  • Zamówienia
  • Poczta przychodząca
  • Inne dokumenty

System tomDMS wspomaga następujące procesy typy dokumentów:

  • Faktury kosztowe
  • Zamówienia kosztowe
  • Dziennik korespondencji
  • Wnioski urlopowe


Dzięki systemowi tomDMS można usprawnić w firmie procesy obiegu dokumentów, skrócić akceptację do kilku minut i wyeliminować problemy zagubionych dokumentów.

Skontaktuj się: wypróbuj demo tomDMS, skonsultuj z nami swoje potrzeby.

Przykładowa ścieżka faktury kosztowej

  1. Wprowadzenie faktury
  2. Dekretacja faktury
  3. Akceptowanie faktury przez Kierownika jeśli < 10 000 PLN
  4. Akceptowanie faktury przez Dyrektora jeśli > 10 000 PLN
  5. Akceptowanie faktury przez Księgowość
  6. Akceptowanie faktury przez Kontroling
  7. Automatycznie przesłanie wniosku do systemu kadrowego
  8. Zmiana statusu faktury jako „zapłacona” przez Księgowość

Przykładowa ścieżka wniosku urlopowego

  1. Wysłanie wniosku przez Pracownika
  2. Akceptacja wniosku przez bezpośredniego przełożonego
  3. Akceptacja wniosku przez Kierownika Działu
  4. Automatycznie przesłanie wniosku do systemu kadrowego

Przykładowa ścieżka korespondencji przychodzącej

  1. Wprowadzenie informacji o korespondencji przychodzącej
  2. Wysłanie przez system powiadomienia email do pracownika-odbiorcy
  3. Zarejestrowanie odbioru
  4. Akceptacja wniosku przez Kierownika Działu