Czy wiesz, że w tradycyjnym biurze, pracownicy poświęcają do 6 godzin tygodniowo na szukaniu papierowych dokumentów[i]? Dla porównania, w firmach, w których wdrożono system DMS (Document Management Software), trwa to zaledwie 6 minut? Dlaczego twojej firmie potrzebna jest książka podawcza i jak wybrać właściwy system, by nią zarządzać?
Czym jest książka podawcza?
To miejsce, do którego spływa cała korespondencja przychodząca do firmy i skąd jest kierowana dalej, do kolejnych odbiorców.
Elektroniczna książka podawcza pozwala rejestrować każdą korespondencję, odpowiednio ją opisywać, kategoryzować, wprowadzać wersję cyfrową dokumentu i dbać o przekazywanie dokumentacji zgodnie z obowiązującym w firmie obiegiem dokumentów.
Po co stosować elektroniczną książkę podawczą w firmie?
- Aby zachować porządek w korespondencji przychodzącej,
- Oraz sprawnie zarządzać przesyłkami i szybko kierować je do właściwych osób,
- Dzięki elektronicznej wersji korespondencji łatwo ją przeszukiwać. Pracownicy nie tracą czasu,
- Archiwum dokumentów sprawia, że żadna korespondencja nie ginie[ii],
- W każdym momencie wiadomo, kiedy dana przesyłka przyszła, kto ją przyjął, gdzie przekazał i jaki jest jej obecny status.
Jakie funkcje powinna posiadać elektroniczna książka podawcza w firmie?
Wybierając system do zarządzania dokumentami sprawdź, by posiadał następujące funkcjonalności:
Możliwość wprowadzania korespondencji wychodzącej i przychodzącej wraz ze skanami dokumentów
To podstawowa funkcjonalność każdej książki podawczej. Dobrze, jeśli system umożliwia podgląd załączników i wprowadzanie ich w różnym formacie (np. PDF. DOC .JPG).
Tworzenie różnych kategorii dokumentów
W każdej firmie nieco inaczej oznacza się dokumenty i mogą one być przyporządkowane do różnych kategorii tematycznych. Książka podawcza powinna pozwalać na oznaczanie korespondencji względem przyjętych w firmie zasad oraz na dodawanie komentarzy pozwalających na lepsze opisanie dokumentu czy dodawanie informacji dla innych użytkowników.
Rozbudowana wyszukiwarka korespondencji
Dzięki temu, będzie łatwo wyszukać wszystkie dokumenty i informacje. Podstawowe parametry to nazwa dokumentu, zakres dat, temat, kategoria.
Wbudowany system przekazywania dokumentów wraz z powiadomieniami e-mail
Jeśli system do zarządzania dokumentami pozwala stworzyć własne ścieżki obiegu dokumentów, to można przekazywać korespondencję do dalszych osób w firmie i w ten sposób zautomatyzować pracę nad korespondencją przychodzącą. Ważną funkcją są też powiadomienia e-mail, które otrzymuje pracownik, do którego przyszła korespondencja.
Niektóre systemy (np. tomDMS) mają również przypomnienia e-mail, które pozwalają monitorować stan korespondencji, która oczekuje na jakieś działanie (np. przekazanie dalej, akceptację).
Książka podawcza + książka nadawcza
Poza zarządzaniem i archiwizacją korespondencji przychodzącej, systemy zarządzania dokumentami DMS mogą również posiadać funkcjonalność książki nadawczej, czyli umożliwiać digitalizację dokumentów wychodzących z firmy.
Dla usprawnienia obiegu dokumentów oraz monitoringu całej poczty, taki system powinien posiadać (tak jak tomDMS) opcję generowania PDF i eksportu do XLS całej korespondencji wychodzącej w formacie tabeli Poczty Polskiej.
Skończ z przekazywaniem papierowej korespondencji!
Czy wiesz, ile czasu zabiera twojej sekretarce zajmowanie się korespondencją? System taki jak tomDMS może pozwolić zaoszczędzić kilkanaście godzin pracy miesięcznie. Nie mówiąc już o porządku w dokumentacji i zwiększonym bezpieczeństwie.
Zastosowanie systemu do zarządzani dokumentami a też pozytywny wpływ na pracowników – 83% z nich uważa, że ich produktywność jest ograniczana i spowalniania przez konieczność zajmowania się papierowymi dokumentami.[iii]
Potrzebna ci elektroniczna książka podawcza? Napisz do nas!
[i] Badanie Software Advice, USA, 2015 r
[ii] Według raportu M-Files, firma zatrudniająca 1000 osób traci rocznie około 2,5 mln$ przez to, że pracownicy szukają informacji, które zostały utracone i próbują je odtworzyć.
[iii] Badania Adobe 2015