Czy warto zainwestować w elektroniczne wnioski urlopowe w firmie? Jakie są korzyści takiego systemu i co powinien mieć, by w pełni zaspokoić potrzeby każdej organizacji?
Jakie funkcjonalności powinien mieć system do planowania urlopów w firmie? Checklist
Wybierając obieg urlopów elektronicznych, sprawdź, czy posiada wszystkie poniższe funkcjonalności:
Elastyczne ustalanie dni wolnych od pracy
W większości firm wolne dni od pracy to soboty i niedziele. W niektórych firmach panują jednak inne systemy czasu pracy – w sektorze kultury często wolne są poniedziałki, w firmach produkcyjnych pracuje się w systemach dwu lub trzyzmianowych bez dni wolnych dla całego zakładu. W firmach pracujących jako outsourcing dla zagranicznych podmiotów dni ustawowo wolne od pracy w Polsce są pracujące, a za to pracownicy mają wolne w dni świąteczne swoich klientów. System do zarządzania wnioskami urlopowymi powinien uwzględniać każdą taką sytuację i pozwalać na indywidualne planowanie dni wolnych zgodnie z rozkładem czasu pracy w danej firmie.
Możliwość dowolnej konfiguracji obiegu wniosków urlopowych
W każdej firmie nieco inaczej wygląda ścieżka akceptacji wniosków urlopowych. Czasem jest jeden akceptujący (najczęściej przełożony), niekiedy dwóch (np. dwóch przełożonych bądź manager + HR). System do zarządzania urlopami powinien umożliwiać dowolną konfigurację procesu akceptacji, by można było dopasować go do panujących w firmie zwyczajów oraz by – w razie, jeśli polityka w firmie się zmieni – można było łatwo dopasować system do nowych warunków.
Podgląd kalendarza nieobecności
Daje możliwość sprawdzenia jak wygląda kalendarz naszych pracowników. Warto, by można było zobaczyć kalendarz miesięcznie i rocznie.
Samodzielna konfiguracja typów urlopów i nieobecności
Wprawdzie w polskim prawie pracy wyraźnie określono normy różnych typów urlopów dla pracowników, ale dobrze, jeśli system do e-urlopów pozwala na dodawanie własnych typów nieobecności (np. konferencji, szkoleń, L4) czy wprowadzanie typów urlopów (np. dodatkowy urlop wypoczynkowy).
System obiegu wniosków urlopowych tomDMS ma możliwość stworzenia dowolnej ilości własnych typów nieobecności, nadania im unikalnych kodów oraz oznaczenia kolorem. Dzięki temu na podglądzie kalendarza można wyraźnie wyodrębnić każdy rodzaj nieobecności pracownika.
Stały podgląd ilości dostępnych dni urlopu (oraz urlopu zaległego)
Dla pracownika ważne jest, by wiedział, ile urlopu mu jeszcze zostało do wykorzystania. Ta informacja jest też istotna dla managerów i działu HR, który musi dbać o to, by pracownik wykorzystał w terminie zaległy urlop. Warto sprawdzić, czy system ma możliwość podglądu limitów dla pracowników, eksportu tych informacji (które będą potrzebne np. przy tworzeniu świadectwa pracy dla pracownika).
Powiadomienia e-mail
Pracownik, który składa wniosek o urlop, chce jak najszybciej uzyskać informacje o tym, czy będzie mógł z niego skorzystać. Dzięki powiadomieniom, osoba akceptująca dostaje zgłoszenie od pracownika natychmiast, a pracownik ma możliwość sprawdzenia, na jakim etapie znajduje się jego prośba.
Opcja samoakceptacji wniosków urlopowych
W niektórych firmach są osoby, które nie potrzebują akceptacji przełożonego, by udać się na urlop (np. prezes, osoby wysokiego szczebla zarządzania), a jednocześnie, ponieważ są zatrudnione na umowę o pracę, musi być dla nich prowadzona ewidencja tak, jak dla każdego innego pracownika.
W systemie wniosków urlopowych tomDMS dostępna jest opcja akceptacji własnego wniosku urlopowego, którą można udostępnić wybranym pracownikom.
Wskazywanie osoby zastępującej pracownika
Mała rzecz, a wielce pomocna dla managera. Dzięki wskazaniu osoby zastępującej można płynniej zarządzać procesami w firmie.
Możliwość eksportu danych na temat urlopów do innych formatów
Zestawienia, raporty, archiwizacja danych lub ich przekazywanie do księgowości – dobrze, jeśli system zarządzania urlopami ma możliwość eksport danych do plików xls lub csv.
Integracje z kalendarzami zewnętrznymi
Pozwalają na umieszczenie w kalendarzu pracownika informacji o urlopie, co usprawnia komunikację w całej firmie.
Wszystkie te funkcjonalności, plus przyjazna i intuicyjna obsługa systemu sprawią, że zarówno pracownicy, jak i managerowie oraz dział HR będą zadowoleni z systemu. Warto też sprawdzić, czy system jest w 100% zgodny z obowiązującymi zasadami prawa pracy w zakresie urlopów.
Obieg wniosków urlopowych w tomDMS posiada wszystkie powyższe funkcjonalności oraz umożliwia szybki import bazy pracowników i limitu urlopów z Excela.
Co więcej, w systemie obiegu urlopów tomDMS można zarządzać delegacjami i udzielaniem wolnego za nadgodziny.
Elektroniczne urlopy – korzyści
Szybszy i łatwiejszy proces akceptowania urlopów
Dzięki temu, że osoba odpowiedzialna za udzielenie zgody na urlop otrzymuje powiadomienie mailowe o oczekującym wniosku urlopowym, a w systemie stale ma podgląd na wniosku oczekujące na rozpatrzenie, znacznie trudniej jest przeoczyć wniosek urlopowy.
Możliwość planowania urlopów z wyprzedzeniem
Długie weekendy, okres wakacyjny – te momenty bywają mocno kłopotliwe przy planowaniu urlopów. Dzięki możliwości podglądu kalendarza urlopów dla wybranego działu czy całej firmy można tak zaplanować urlop, by nie wpływało to negatywnie na efektywność firmy.
Wygoda pracowników
Pracownik nie musi prowadzić ewidencji urlopów we własnym kalendarzu ani co chwilę dopytywać się kadrowej o to, ile dni urlopu mu jeszcze przysługuje. Od pierwszego dnia pracy może zarządzać przysługującym mu urlopem.
Oddech dla HR
Zamiast odpowiadać na kilkanaście pytań o urlop miesięcznie, HR może zająć się bardziej wymagającymi sprawami.
Wewnętrzny Employer Branding
W firmach, które posiadają elektroniczny obieg wniosków urlopowych, pracownicy szybciej uzyskują informację zwrotną o tym, czy mogą w danym okresie wziąć urlop, czy nie. A to wpływa pozytywnie na samopoczucie pracownika w pracy i jego zadowolenie.
Pewność zgodności procesów urlopów z przepisami prawa pracy
W razie kontroli PIP, cała dokumentacja jest w jednym miejscu, prowadzona w sposób prawidłowy i bardzo łatwy do analizy.
Chcesz ułatwić pracę kadrom i pracownikom? Wprowadź elektroniczny obieg wniosków urlopowych z systemem tomDMS!