Skanowanie faktur kosztowych, automatyczne odczytanie danych (OCR) i wprowadzenie do systemu obiegu faktur to niewątpliwie jedna z oczekiwanych funkcji.
Digitalizacja faktur i OCR pozwala na maksymalne przyspieszenie dodawania faktur kosztowych do systemu i minimalizację i oszczędność kosztów pracy.
Na co należy zwrócić uwagę i co należy przeanalizować przed wprowadzeniem systemu obiegu faktur kosztowych, skanowania i OCR faktur:
-
Dokładność rozwiązania OCR
Jakość rozpoznawania OCR zależy od jakości obrazu oraz algorytmu rozpoznawania tekstu. Obraz zależy od ustawień parametrów skanowania i jakości skanera. Natomiast algorytm OCR to cecha systemu faktur kosztowych. Dokładność standardowych rozwiązań powyżej 95%.
-
Dbałość o jakość skanów faktur
Na jakość skanu wpływa: wielkość czcionki w dokumencie, jasność skanowania, jakość wydruku jak i samo urządzenie czyli skaner.
-
Ilość faktur kosztowych przetwarzanych przez system OCR z jednoczesnym odczytaniem danych
Ważne jest aby wybrać system, który będzie mógł przetwarzać odpowiednią liczbę dokumentów w zależności od ilości dokumentów wpływających do firmy oraz zasady szybkości ich wprowadzenia do systemu, np. na godzinę czy na dobę.
-
Jaki zakres danych jest możliwy do odczytania z faktury kosztowej
System obiegu faktur kosztowych tomDMS pozwala na odczytywanie danych ze skanu faktury automatycznie wyszukując słowa kluczowe bez względu na ich położenie na fakturze, mogą to być dane typu: NIP, nr faktury, data płatności, data wystawienia. Możliwe jest wykorzystanie metody szablonu dedykowanego przypisanego do Kontrahenta (wystawcy faktury). Oba sposoby posiadają zalety. Należy pamiętać, że stworzenie szablonu dedykowanego z ustalonym układem danych na fakturze dla każdego Kontrahenta oddzielnie jest również czasochłonne. Zatem efektywniejszy jest sposób odczytu danych wg słów kluczowych.
Po odczytaniu danych z faktury kosztowej jest ona automatycznie zarejestrowana w systemie obiegu, gdzie następuje już ewentualnie weryfikacja danych i rozpoczęcie procesu akceptacji (workflow) dokumentu.
-
Ile miejsca na serwerze potrzebne jest do przechowywania zdigitalizowanych dokumentów
Faktury kosztowe wystarczy skanować w odcieniach szarości co zmniejszy wielkość skanu.
Średnia wielkość skanu w jakości odpowiedniej do odczytania danych przez OCR to 100kb.
Przykładowo firma skanująca i wprowadzająca 200 faktur kosztowych w miesiącu to:
- 200 x 100kb = 200MB plików / miesiąc
- 200MB x 12 miesięcy = 2.5 GB / rok
Oznacza to, że średni przyrost roczny skanów (plików) na serwerze wyniesie 2.5GB