Badanie Obiegu Faktur Kosztowych obiegfaktur.pl, zrealizowane przez firmę Kolibro jest pierwszym tego typu badaniem w Polsce. Ukazuje trendy i praktyki polskich organizacji w zakresie pracy z fakturami. Wzięło w nim udział 337 organizacji działających na terenie Polski, reprezentujących najważniejsze gałęzie gospodarki, o różnej wielkości i formie prawnej.

Jednym z najważniejszych paramentów w procesie obiegu faktury jest czas, którego  „okiełznanie” stanowi duże wyzwanie dla badanych organizacji. Ponad połowa respondentów deklaruje, że od momentu otrzymania faktury do czasu jej akceptacji mija od 2 do 7 dni. Aż 17 proc. organizacji potrzebuje do 14 dni na stosowne zaksięgowanie kosztu. Według badanych najdłużej trwa opis merytoryczny faktury (43 proc.) i akceptacja finansowa (25 proc.). Badanie wskazało zależność między kwalifikacjami pracownika dekretującego i opisującego fakturę a czasem zaksięgowania kosztu. W przypadku dekretowania i opisania faktury przez księgową/ego, czas całego procesu w 65 proc. przypadków nie przekroczył 1 dnia. Jeśli natomiast osobą odpowiedzialną za dekretację i opisanie dokumentu był pracownik związany z zakupem, czas był wydłużony pięciokrotnie. Jednocześnie prawie 50 proc. ankietowanych potwierdziło, że nie znajduje czasu na pracę z fakturami. Analiza badania pozwoliła wystosować wniosek, że posiadanie elektronicznego systemu obiegu faktur znacznie skraca czas opisu i akceptacji faktury. Oszczędności czasowe mogą sięgać nawet 70 proc. w porównaniu z tradycyjną (papierową) realizacją procesu obiegu faktury kosztowej.

Drugim ważnym atrybutem pracy z dokumentami kosztowymi jest ich nieustanne powielanie. Pracownicy bardzo często kopiują faktury, aby w późniejszym czasie móc skorzystać z danych na nich zawartych. Jeśli faktura dotyczy różnych działów, często jest powielana wielokrotnie. Dodatkowo prawie 80 proc. badanych organizacji prowadzi księgowość w centrali a wśród nich 47 proc. posiada oddziały, co wyznacza konieczność kopiowania dokumentów. Takie praktyki narażają organizacje na duże straty finansowe z tytułu zużytego papieru. Średnio organizacja przyjmuje ok. 1300 faktur miesięcznie. Jeśli założymy, iż tylko połowa faktur jest kopiowana przez jedną osobę, to generowany jest koszt min. 650 dodatkowych kartek papieru, co w skali roku daje prawie 8 tys. kartek papieru. Duża ilość powielanych dokumentów prowadzi do częstych zagubień faktury – ponad 1/3 badanych wskazała, iż ten parametr jest najbardziej uciążliwy.

Badanie obaliło dotychczas funkcjonujący mit, że faktury dotyczą wyłącznie księgowości i finansów. W 33 proc. badanych organizacji średnio aż 1/4 wszystkich pracowników bierze udział w procesie opisywania i akceptacji faktury. W przypadku średniej organizacji oznacza to uczestnictwo w procesie ok. 60 osób. Stanowiska, które najczęściej biorą udział w procesie opisu i akceptacji faktury to sekretarka, pracownik działu finansowo – księgowego, pracownik działu, który wygenerował koszt, kierownik działu, dyrektor jednostki i członek zarządu Mimo, iż proces obiegu faktur dotyka znaczącej ilości osób w organizacji, wiele z nich niekorzystnie ocenia pracę z fakturami. Przez 44 proc. badanych jest oceniany negatywnie. Wynika to głównie z braku wiedzy w zakresie postępowania z fakturami oraz niedostępności narzędzi do monitoringu procesu, które dyscyplinują pracowników. Re-spondenci zapytani w wywiadach pogłębionych o pomysł na złagodzenie skutków takiego stanu rzeczy jednogłośnie wskazują na konieczność wdrożenia narzędzi automatyzujących i usprawniających, od których oczekują przede wszystkim przyspieszenia i usystematyzowania pracy w tym zakresie.

Ogólnopolskie badanie obiegu faktur kosztowych – pobierz PDF

Źródło: Kolibro – Katarzyna Sosińska