Proces akceptacji kosztów to jeden z najważniejszych procesów wymagających odpowiedniej kontroli. Wpływa bowiem bezpośrednio na stan finansów firmy.

Zakup w firmie rozpoczyna się od złożenia zamówienia, które może dotyczyć zasobów dostępnych w katalogu materiałów wewnętrznych przypisanych do danego stanowiska pracy lub zamówień na usługi czy produkty od zewnętrznych dostawców.

Ostatnim krokiem realizacji zamówienia jest dostarczona faktura kosztowa, która powinna być przypisana do zamówienia aby uzyskać pełniejsze dane do zarządzania kosztami w firmie.

Dlatego uzupełnieniem obiegu faktur kosztowych może być obieg zamówień działający jako moduł tomDMS.

Korzyści stosowania elektronicznego obiegu zamówień

  • Składanie i akceptowanie zamówień w dowolnym miejscu
  • Redukcja papierowych dokumentów
  • Przyspieszenie procesu akceptacji dzięki uproszczeniu obiegu zamówienia
  • Przejrzystość procesu zakupowego i bieżąca kontrola wydatków
  • Obniżenie ryzyka i zmniejszenie ilości nadużyć
  • Pełne raportowanie o przewidywanych i historycznych zakupach, efektywniejsze planowanie wydatków

Funkcjonalność obiegu zamówień

  • Obsługa statusów zamówień (planowane, realizowane, zamknięte, anulowane)
  • Kontrola kompletności i terminowości realizacji zamówienia
  • Generowanie dokumentu zamówienia zakupu do plików w formatach PDF, XLS
  • Przypisanie faktury kosztowej do zamówienia
  • Podgląd historii zamówienia
  • Powiadomienia e-mail o statusie realizacji zamówienia
  • Archiwum zamówień