Skanowanie faktur kosztowych, automatyczne odczytanie danych (OCR) i wprowadzenie do systemu obiegu faktur to niewątpliwie jedna z oczekiwanych funkcji.

Digitalizacja faktur i OCR pozwala na maksymalne przyspieszenie dodawania faktur kosztowych do systemu i minimalizację i oszczędność kosztów pracy.

Na co należy zwrócić uwagę i co należy przeanalizować przed wprowadzeniem systemu obiegu faktur kosztowych, skanowania i OCR faktur:

  • Dokładność rozwiązania OCR

Jakość rozpoznawania OCR zależy od jakości obrazu oraz algorytmu rozpoznawania tekstu. Obraz zależy od ustawień parametrów skanowania i jakości skanera. Natomiast algorytm OCR to cecha systemu faktur kosztowych. Dokładność standardowych rozwiązań powyżej 95%.

  • Dbałość o jakość skanów faktur

Na jakość skanu wpływa: wielkość czcionki w dokumencie, jasność skanowania, jakość wydruku jak i samo urządzenie czyli skaner.

  • Ilość faktur kosztowych przetwarzanych przez system OCR z jednoczesnym odczytaniem danych

Ważne jest aby wybrać system, który będzie mógł przetwarzać odpowiednią liczbę dokumentów w zależności od ilości dokumentów wpływających do firmy oraz zasady szybkości ich wprowadzenia do systemu, np. na godzinę czy na dobę.

  • Jaki zakres danych jest możliwy do odczytania z faktury kosztowej

System obiegu faktur kosztowych tomDMS pozwala na odczytywanie danych ze skanu faktury automatycznie wyszukując słowa kluczowe bez względu na ich położenie na fakturze, mogą to być dane typu: NIP, nr faktury, data płatności, data wystawienia. Możliwe jest wykorzystanie metody szablonu dedykowanego przypisanego do Kontrahenta (wystawcy faktury). Oba sposoby posiadają zalety. Należy pamiętać, że stworzenie szablonu dedykowanego z ustalonym układem danych na fakturze dla każdego Kontrahenta oddzielnie jest również czasochłonne. Zatem efektywniejszy jest sposób odczytu danych wg słów kluczowych.

Po odczytaniu danych z faktury kosztowej jest ona automatycznie zarejestrowana w systemie obiegu, gdzie następuje już ewentualnie weryfikacja danych i rozpoczęcie procesu akceptacji (workflow) dokumentu.

  • Ile miejsca na serwerze potrzebne jest do przechowywania zdigitalizowanych dokumentów

Faktury kosztowe wystarczy skanować w odcieniach szarości co zmniejszy wielkość skanu.
Średnia wielkość skanu w jakości odpowiedniej do odczytania danych przez OCR to 100kb.

Przykładowo firma skanująca i wprowadzająca  200 faktur kosztowych w miesiącu to:

- 200 x 100kb = 200MB plików / miesiąc
- 200MB x 12 miesięcy = 2.5 GB / rok

Oznacza to, że średni przyrost roczny skanów (plików) na serwerze wyniesie 2.5GB

 

Jeżeli jesteś zainteresowany wdrożeniem systemu obiegu faktur kosztowych z automatycznych wprowadzaniem skanów i OCR skontaktuj się z nami